업무 시각화 서평

효율적으로 업무를 처리하는 시간 관리 비법

코드숨 스터디 ( 2023.09.20 ~ 2023.10.04) 3주간 스터디에 참여했다. 2시간 중 1시간은 지난 주 읽어온 분량에서 이야기를 나누고, 후반 1시간은 같이 읽기를 진행했다.

우리는 항상 시간이 부족하다. 그러나 시간이 부족한 것이 아니다. 우리는 우리도 모르는 업무를 하고 있다. 효율적으로 업무를 처리하려면 나에게 주어진 그리고 동료에게 주어진 업무가 모두 드러나야 한다.

업무를 하다 보면 급하게 끼어들어 온 업무, 업무라고 생각하지 않은 것들 의존성 등등 여러 이유로 인해 계획했던 일정보다 뒤로 밀리게 된다. 어쩔 수 없는 일이라고 넘겼을 것이다.

효율적으로 업무를 관리하려면 내 시간을 다 잡아먹는 시간 도둑들을 시각화해야 한다. 내가 너무 많은 업무를 맡은 것은 아닌지? 업무 우선순위를 두고 있는지? 업무에 집중할 수 있는 시간이 보장되는지? 다른 업무와의 의존성 때문에 계획된 일정보다 딜레이되는 것은 아닌지? 등등

이 책에서는 린과 칸반을 기반으로 어떻게 업무를 시각화할 것인지를 소개한다. 나 혼자만의 업무를 효율적으로 처리하는 것이 아니라 조직에서 업무를 어떻게 효율적으로 관리할 수 있을까를 중점적으로 다룬다. 모든 것을 한 번에 좋아지게 만들 수는 없다. 그러면 오히려 복잡해지고 업무를 시각화하는 것에 시간을 빼앗긴다. 조직에서 도입할 때도 가장 간단한 기본 모델을 도입하여 점진적인 피드백에 의해 개선하는 것이 좋다.

이 책에서 이야기하는 업무를 효율적으로 하는 방법은 업무를 시각화해서 내 시간을 잡아먹는 도둑들을 잡는 것이다. 어떻게 도둑들을 찾고 제거할 것인가를 다루고 있다.

이 책을 읽으면서 개인 스케줄도 시각화하고 싶다는 생각이 들었다. 지라 보드처럼 어떤 일이 있고 상태나 기록 같은 것들을 하고 싶어서 찾아보니 깃허브에서 프로젝트 보드를 제공하고 있었다. 개인 업무를 빠르게 적용해 봤고, 만족하며 사용하고 있다. 내가 어떤 일들을 해야 하는지 시각화할 수 있어서 좋았다. 또 업무나 개인 일을 처리할 때, 우선순위가 흔들리거나 여러 가지를 동시에 하다 보니 시간이 더 오래 걸리고 완성도가 떨어지는 부분들이 개선되어서 좋았다.

린 커피 방법이 흥미로웠다. 모두 같은 곳을 바라보면서 가장 관심 있는 주제, 이야기들을 놓고 회의하는 것이다. 이렇게 하면 의견이 분산이 되지않고 모두가 집중할 수 있고, 우선순위도 정리될 수 있다. 스탠드업 미팅이든 회의든 중요한 것은 모두가 업무를 시각화한 보드를 같이 보고 있느냐이다. 동료의 업무도 눈에 들어오기 때문에 우선순위를 정할 수 있고, 시간을 잡아먹는 도둑이 무엇인지 파악하기 쉽다.

린 커피는 스터디에도 유용하게 쓰인다. 같은 보드를 바라보면서 스터디할 분량에 관해 이야기 나누고 싶은 부분을 각자 적는다. 참여자들은 관심 있는 주제를 3개 정도 투표를 한 뒤 가장 투표율이 높은 순부터 이야기를 나눈다. 이렇게 하면 어떤 내용이 관심도가 높은지 중요한지 알 수 있고, 집중력도 올라간다. 또 참여율도 올라가게 된다.

짧은 책이었지만 많은 인사이트를 얻었다.